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院校档案信息化管理问题与对策

摘要:发展快速并且得到广泛应用的现代管理学知识、计算机软硬件、信息技术以及网络技术,使得我国进入了迅速发展的信息化阶段,不断地发展档案事业与信息社会,因此在现代档案管理的框架中,最重要的就是信息化档案。本文主要以高职院校档案信息化管理为研究对象,首先阐述高职院校强化管理信息化档案的重要性,进而找出存在于管理信息化档案过程中的问题,最后针对这些问题提出相对应的解决策略。

关键词:档案信息化;高职院校;管理

一、引言

在高职院校发展过程中,管理档案工作起着至关重要的作用。档案不仅能够真实地反映出高职院校的发展过程,而且能够对高职院校的管理水平、人才培养水平、教学质量以及教学教育的目标进行衡量。在当今时代,信息技术几乎无处不在,并且逐步呈现出其优势,即快捷、便利、高效。所以,在当前信息化社会的形势中,信息化的发展要求高职院校不得不采用信息化的方式去管理档案。高职院校在档案管理这项工作中,应当朝着信息化、网络化、现代化的方向去管理档案,这样才能与时代的发展相适应。

二、加强高职院校档案信息化管理的必要性

(一)促进高职院校档案制度的改革高职院校在管理档案的过程中,引进信息化的管理方式,一方面可以让高职院校中的有关部门和领导在第一时间内直接地了解自身学校的情况,将有效的信息提供给学校的相关职能部门,加强信息传递的有效性。另一方面可以让有关人员和部门共享信息,使高职院校利用档案的整体效率得到明显地提高,是促进高职院校改革档案管理制度的必然要求。

(二)实现高职院校办公自动化

在信息化环境中,不断发展的电子技术,使得改革办公电子化沸沸扬扬,也因此产生了电子档案,同时也实质性地转变了档案管理的模式。简单地来说,电子档案管理是运用计算机去处理有关档案的信息,其特征是能够简便地进行传输,能够得到广泛地运用,而且速度惊人,具有很大的容量,可以系统、正确、迅速地将档案信息提供出来,尤其是在研发了计算机滚利档案软件之后,现代化的档案管理技术所产生的功能相当重要,并被普遍运用在不同层次的管理档案的系统中。因此,在当前发展快速的电子技术的影响下,电子档案管理模式要求高职院校实现信息化的档案管理。

(三)提升高职院校档案工作效率

高职院校在管理档案的过程中,引进信息化的管理方式,可以大幅度地减少管理人员的工作量,让他们有更多的精力和时间对先进的档案实践方式、管理理论进行学习,进而在实际的操作中,使他们的综合业务素质得到进一步提高。以往管理档案的传统工作模式过度依赖人工,不仅大量耗费工作人员的精力和体能,而且档案管理的工作效率相对低下,而信息化档案管理模式能够很好地改善传统模式在工作效率方面的不足。

三、高职院校档案信息化管理存在的问题

(一)建设档案信息化管理的观念落后

在高职院校中有相当一部分主管领导对档案管理工作没有引起足够重视,因此存在专门负责管理档案的人员采用相对落后的传统管理方式,缺乏完善的管理档案的制度以及缺少足够的人力等问题。没有充分开发信息化档案的软件,使得当前不得不使用单一的软件去管理档案。在使用有限软件的时候,软件的出售商家几乎无法做到及时更新升级和有关的售后维护等服务,进而阻碍了建设信息化档案的发展。另一方面,为了实施国家出台的扩招政策,高职院校的招生规模越来越大,膨胀过快的师资队伍,逐步增加了管理档案的任务。但是实际中的档案管理由相关部门的人员负责,没有将档案库房专门地建立起来,也没有专业的人员负责管理档案,年初未布置好档案工作,年中的时候未进行检查,年底未进行总结,等到要检查、考核或者评估的时候才会临时进行整理,表现得很混乱,过于被动的档案管理工作,其应有的作用也就无法发挥出来。

(二)档案信息化管理设施相对缺乏

在高职院校中,合并大中专院?;蛘咧凶ㄉ穸纬傻恼季萘私隙嗟氖?,这些学?;旧鲜褂玫亩际且恍┘蚵?、陈旧的基础设施,除了教学,其它部门常常无法分配到资金,使得信息化档案管理的发展受到了阻碍。在软件条件上,由于只能使用较落后的软件去管理档案,使得在实际的工作中无法产生较高的效率,信息化的档案管理的优势也就无法良好地呈现出来;在硬件条件上,有相当一部分的高职院校在管理档案中,使用配置较落后的设备设施,因此只能进行常规的档案管理。在高职院校建设信息化档案管理的过程中,造成最大影响的因素就是落后的软硬件条件以及缺乏足够的投入资金。

(三)档案管理人员信息化水平有待提高

在管理档案的过程中,传统的档案管理做法仍然存在,并且部分管理人员在思想上对档案的利用不够重视,反而过度注重保管,纯粹的保管与合理的管理其实是两个不同的概念,然而许多档案管理人员并没有这方面的认识。此外,在管理档案的人员当中,年龄相对年轻的人员对于信息化管理接受能力较强,而一些较大年龄、更新知识层次过慢的人员则比较排斥信息化的管理方式,不肯对其传统的管理方式进行转变,尽管他们工作经验丰富,或者是具备了某个高级的专项技能职称,然而却无法高效地学习计算机网络技术,一直沉浸在相对落后的观念当中,缺乏经济效益与社会效益的观念,不想做出任何改变,这些内在的因素对高校建设信息化的档案产生了阻碍。当前,在高职院校管理档案的人员中,很少有专门学计算机与档案学的,没有培训过专业化的档案管理,缺少专业的管理档案的知识,因此信息化的档案管理也就受到了制约。

四、高职院校档案信息化管理的解决对策

(一)提升档案管理人员的理念与认知

为了能够使管理信息化档案的要求得到满足,高职院校应当强化培训负责管理档案人员的信息化水平和业务知识,使他们的工作效率得到提升,让他们更加积极地投入到工作中去。对当前的服务理念进行改变,在工作策略上采用主动获取的方式,在第一时间内归档富含价值的档案信息。一方面,意识到管理档案工作的重要性,是作为一名档案管理员必须要具备的。要树立管理现代化的意识,将管理档案工作的目标确定为创新与知识,服务不可以被动,忽略使用而注重储存。另一方面,在建设院校的过程中,作为高职院校的领导,一定要对管理档案的意义、作用、地位以及价值进行高度认知,正确的定位管理档案的工作,实质性地促进建设信息化的档案。

(二)加强档案信息化管理的基础设施建设

为了能够使信息化的档案管理的要求得到满足,高职院校要把先进的管理软件、技术、设备引入进来,很多技术内容如系统资源管理、数据管理、服务器管理等,会被牵涉在网络化管理档案的信息系统中,也就是说在软件购买的同时,与之相配套的服务设备也是一定要购买的。因此,应当提高管理档案所需要的软件和硬件,例如在要求计算机设备、库房的功能、面积和结构方面都越来越高,倘若缺乏足够的财力,档案工作的功能要发挥出来是十分困难的,甚至还有可能无法达标。所以,在资金方面,高职院校要采用不同的方式进行筹集,在建设信息化的档案管理过程中,给予足够的专项资金支持,保障顺利地建设信息化、现代化的档案。

(三)提高档案管理人员的信息化水平

当前,在高职院校的文件中,有相当一部分已经使用的是电子文件,同时也进一步提升了管理档案的要求。不够准确、灵活的传统的管理档案的模式,无法较高程度地共享信息,而且在查询时需要消耗较多的人力和时间,与管理档案工作的需求得不到满足。所以,采用数字化的方式去处理档案信息,是档案部门应当做到的。检索的时候运用计算机技术,能够使管理档案的正确性与速度得到明显地提升,进而可以便捷、简单地进行查询。进一步加深程度的信息化,使得高职院校在管理档案上所采用的传统方式,已经无法与高校发展快速的任务和形势相适应。所以改变传统的手工管理,采用现代化的档案管理模式,是当前高职院校必须要实现的,应当加强对相关档案管理人员的培训和学习,使其服务的质量与工作效率都得到提升。有效结合学校的中心工作和重要的档案工作,致力服务于科研和教学,朝着更高的水平、层次、台阶方向去管理档案工作,使高效、优质、多元化、社会化的管理方式和手段得以真正地实现。

五、结语

当前,在高职院校发展过程中,档案管理是一项不容忽视的重要工作,在很大程度上影响了其今后的发展。在建设档案信息化管理工作的时候,要有效衔接国际和社会,对管理人员的综合素质以及信息化水平进行全面提高,在进一步探索与努力的基础上,使建设信息化的档案管理发展得更广、更深、更有效。

【参考文献】

[1]李艳.高职院校档案信息化管理面临的问题及其对策[J].保险职业学院学报,2014,28(2):94-96.

[2]姜波.高职院校档案管理的问题与对策[D].成都:西南财经大学,2014.

[3]夏帅,裴忠庆.关于高职院校档案管理信息化的思考[J].办公室业务,2015(5):54.

[4]刘沫.浅谈高职院校教学档案信息化管理[J].现代妇女(下旬),2014(4):25-26.

作者:田姝 单位:江苏开放大学

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