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医院实施人事档案信息化管理探讨

医院的人事档案管理是医院管理的重要组成部分。一方面,随着社会经济的发展,医院的规模和医护人员的队伍都在日益壮大,医院人事档案信息化管理有助于对人事信息和人力资源进行系统、高效的管理;另一方面,随着科学技术的进步,网络信息技术在各个领域逐渐推广,计算机网络化除了在医院财务管理、药品管理、远程服务等方面广泛应用之外,医院的人事档案管理也开始向信息化、智能化转型。因此,医院人事档案信息化管理是适应时代潮流、实现现代化转型的必然要求,对于实现医院的可持续发展具有重要意义。

一、医院实施人事档案信息化管理的优势

医院人事档案实施信息化管理是医院人事档案管理方式由人工化转为智能化的重要途径,是医院办公实现系统化、规范化、智能化、自动化的重要组成部分,是提高医院人事档案管理效率、管理水平的关键所在。医院人事档案实施信息化管理相较于传统的人事档案管理模式而言,具有很多优势,主要体现在以下几个方面:

1.有利于减少人工失误,提高工作效率。在传统的人事档案管理模式中,个人信息的输入主要以人工抄写为主,这不仅使档案管理人员的劳动量大大增加,而且在抄写过程中不可避免地会出现一些失误,直接导致档案管理的工作量繁重、信息的准确性难以保证。但是,如果充分利用计算机网络,在医院实施人事档案信息化管理,工作人员就不需要对基本信息进行反复抄写。当有需要的时候,只需从计算机系统中查询、复制、粘贴、打印即可。这不仅能够使档案管理人员从枯燥、繁重的抄写工作中解放出来,还避免了抄写过程中的失误,大大提高了档案管理人员的工作效率。

2.有利于对档案进行系统管理,实现资源共享。医院人事档案实施信息化管理,即在充分利用计算机网络的前提下,将医院工作人员的姓名、性别、出生日期、政治面貌、受教育程度、社会实践、工作经历、研究成果、职务职称、薪资奖励、社会保险等信息全部录入计算机系统,建立一个比较全面、完整的医院人事档案数据库,并对数据库中的档案进行排序、归类等系统、综合的管理。此外,档案管理人员还可以通过电子邮件、信息平台等方式实现对人事档案的数据交换,这不仅解决了传统的档案传阅、借调过程中的资料遗失问题,还打破了时间和空间的限制,极大地提高了档案信息交换的效率,真正实现了人事信息的共享,有利于促进人力资源的优化配置。3.有利于完整保存档案资料,延长使用寿命。在传统的档案管理模式中,除了需要人工操作之外,还需要运用大量的纸制品,如基本信息登记表、各种证件的复印件、归类存放的档案袋等。

这些纸制品不仅要投入大量的资金成本,在保存过程中还会遭遇霉变、鼠类、蛀虫等破坏,在管理、调阅等过程中还容易混淆、丢失,在使用过程中还会受到人为的破坏,总之,档案资料的完整性难以保障。但是,如果医院人事档案实施信息化管理,除了将信息录入电脑的时候需要使用档案资料的原件之外,工作人员很少有机会直接接触到原件。档案资料的传递、交换也可以直接在网上进行,这就大大减少了很多人为因素对原始档案的破坏。此外,工作人员除了将档案信息输入电脑保存之外,还可以存放在优盘、移动硬盘、网盘等地方,不仅避免了外在对档案资料的破坏,延长了档案的使用寿命,还大大节省了资源利用,实现了对资料信息的及时备份,避免了因原始档案丢失而造成无法挽回的后果。

二、医院实施人事档案信息化管理的具体措施

医院人事档案实施信息化管理不仅便于实时掌握工作人员的准确信息,保证对人力资源进行有效管理,还能够为人才引进提供重要的依据,有利于医疗队伍的发展、壮大。但是,在医院人事档案信息化管理实施的过程中,还存在管理人员计算机水平不高、硬件条件不足、资源利用率不高、信息平台欠缺等问题,因此,要想确保医院人事档案信息化管理的顺利推广实施,真正实现医院人事档案管理的转型升级,还需要从以下几个方面入手来进行改善:

1.加强对人事档案信息化管理的重视。对人事档案实施信息化管理是医疗机构乃至这个社会人事档案管理的发展趋势和必然要求。因此,无论是医院里的领导,还是医院里的一般员工,都应该对人事档案的信息化管理给予高度重视。首先,在观念上,要能够认识到传统档案管理模式的不足和落后,了解人事档案信息化管理高效、便捷、实用等基本优势,肯定人事档案实施信息化管理的必要性和重要作用。其次,不论是档案管理设备的更新换代,专业技术人才的引进,还是对档案管理人员计算机水平的培训,都需要大量的资金。因此,在经济上,要能够对人事档案实施信息化管理给予大力支持,加大资金投入。最后,在工作上,各部门都要积极配合,帮助人事档案信息化管理能够顺利实施。

2.注重人事档案信息化管理的规范性和专业性。要推动医院人事档案实施信息化管理,不仅要加强重视,还要注重其规范性和专业性。首先,要建立或完善人事档案信息化管理的规章制度。根据人事档案信息化管理的基本特征和医院自身的实际条件,在现有人事档案管理制度的基础上,建立或完善人事档案信息化管理的规章制度,尤其要针对具体的操作环节提出明确的要求,确保医院人事档案信息化管理的规范性。其次,不断完善人事档案信息。人事档案管理人员不仅要把医院工作人员的基本信息录入系统,还要针对个人的专业、特长等进行全面的考察,及时将工作人员的最新信息进行归档,确保人事档案信息的准确、完整、及时更新,建立专业的人事档案数据库。最后,要提高人事档案管理人员的专业水平。除了要引进档案管理专业且熟练掌握计算机技术的人才之外,还要定期对人事档案管理人员进行专业培训,如采用专题讲座、现场教学等方式,提高人事档案管理人员的专业素养,使其能够熟练掌握人事档案信息化管理的基本知识和操作技能,确保人事档案信息化管理的专业性。

3.加强对人事档案信息的安全防护。信息安全是人事档案信息化管理能够正常运转的重要基础,如果电脑中的人事档案信息没有很好的安全保障,那么就失去了对人事档案实施信息化管理的价值和意义。要确保对医院人事档案信息的安全性,就要从以下几个方面入手:首先,要注重专业人才的引进。无论是对系统漏洞的修复、安全隐患的排除、非法入侵的防范,还是对信息化技术的进一步研发,都是加强医院档案信息安全的重要举措,这些都需要专业技术的支持,因此,专业人才的引进是加强人事档案信息安全防护的重要基础。其次,培养档案管理人员的安全防范意识。这就需要对档案管理人员进行专门培训,一方面,要让他们了解人事档案信息安全的重要性;另一方面,还要让他们掌握人事档案信息化管理的专业知识和安全防范的操作技能,当在工作中遇到安全隐患的时候,要能够及时、有效地处理。最后,制定严格的安全防范制度。一方面,要在硬件和软件方面做出明确规定,在严格管理的基础上,做好安全防范工作;另一方面,要对人事档案管理系统和移动设备的使用提出明确要求,严禁使用来路不明的软件,严禁连接未经安全监测的移动设备,严禁任何不规范操作。

4.建立全国性的人事档案管理平台。现阶段,我国医院人事档案信息化管理大多使用的是局域网,只是对本部门或者本院内部的人事档案进行信息化管理,其所建立的人事档案数据库是封闭式的、孤立的,并没有建立全国性的人事档案数据库,这就导致医院的人事调动、审查和人事档案的查阅、借调等依然处于传统的人事档案管理模式中,严重制约人事信息的共享和人力资源的优化配置。因此,在医院人事档案信息化管理进一步推广和实施的过程中,要充分利用互联网技术,构建全国性的人事档案管理平台,打破局域网的限制,建立一个自上而下、全面覆盖的人事档案数据库,为医院的人事调动、档案审查提供便利。

总之,要充分利用医院人事档案信息化管理的优势,提高利用效率,实现资源共享,促进人力资源的优化配置。医院人事档案实施信息化管理是适应时代发展趋势的,是摆脱传统手工模式、实现办公智能化的重要途径,是促进人力资源优化配置的重要手段,是人事档案管理走向现代化的关键所在。因此,要加强对人事档案实施信息化管理的重视,注重人事档案信息化管理的规范性和专业性,加强对人事档案信息的安全防护,建立全国性的人事档案管理平台,大大提高信息技术在医院人事档案管理中的利用率,构建覆盖全国的人事档案管理体系,真正实现信息共享和人力资源的优化配置,促进医院的可持续发展。

作者:淮安 郑洁 单位:江苏省淮安市中医院人事科

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