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大数据时代下档案信息化管理工作

摘要:从大数据时代档案管理工作的困境、大数据时代档案管理工作的机遇、大数据时代的档案管理路径分析大数据时代档案信息化管理工作,为研究档案管理的专家和学者提供理论参考。

关键词:大数据时代;档案信息化;研究

1大数据时代档案管理工作的困境

1.1隐私与安全困境。在互联网+时代,大数据技术在档案管理工作中的应用,隐私与安全困境是需要解决的实际问题,现在网络安全问题很多,一旦发生网络安全问题就没有任何隐私,当重要的数据被泄露以后,会给用户带来一定损失。现在网络安全管理技术对网络安全起到一定的保障作用,但在大数据技术在档案管理工作中的应用不能完全起到安全作用,尤其一些重要的档案资料信息不能泄露,必须完善大数据技术在档案管理中应用的安全问题,为完善档案管理起到保障作用,这需要引起档案管理工作者的重视。

1.2人才方面的困难。大数据技术在档案管理中的应用是时代发展的需要,这个档案管理工作者带来了一定的挑战,这与传统的档案管理有一定的区别,需要档案管理工作者不仅具有档案管理的知识,同时需要具有一定的信息化管理能力。但现在档案部门缺乏这方面复合型应用技术人才。人才是档案管理工作的核心因素,档案管理职能提升需要人才,在大数据技术引进的过程中,都缺少这方面的人才。解决人才问题一方面引进符合要求的高级技术人才,另一方面是现有人才进行相关培训,提高其档案管理的能力,保障大数据技术在档案管理工作中的有效应用,提高档案管理的效率。

2大数据时代档案管理工作的机遇

2.1提供海量数据信息。大数据时代涉及大量的数据,档案管理工作者每天都需要面对大量的数据,如何科学有效的处理数据,提高其工作效率,这是档案管理部门需要解决的问题。档案管理者涉及的数据量很大,靠单纯的存取已经不能满足现在社会发展需要,存储容量已经从GB转变到TB,现有的存储容量不能满足增长的需要,一般需要采用云存储的网络的存储方法,能有效的进行数据存储解决档案管理工作中数据存储问题。

2.2扩展档案管理系统。管理信息系统的应用是档案管理发展的需要,现在各个行业的发展都建立相应的管理系统,管理系统的使用提高了工作效率,促使信息更加透明,工作更具有实效性。大数据还可以实现对档案管理系统的扩展,在大数据时代必然要求根据数据处理的需求实现数据管理系统的扩展,这样才能更好地应对数据信息类型多样,数据处理速度加快的需求。大数据时代催生了云计算技术,同时意味着对传统的计算机档案管理系统进行扩展,现有的管理系统必须以云计算为技术构架进行设计,从而实现了数据信息资源、存储资源更好满足数据量扩容需求,这样不仅极大地降低了数据信息的维护成本,而且提高了档案信息管理系统智能化水平,可能满足数据信息的共享需求,同时可以针对用户的不同需求开发出新的使用???,进一步提高了档案管理系统的使用价值,解决了档案管理中的实际问题。档案管理系统的应用对提高档案管理的工作效率,改变了档案管理者的工作方式,采用现代科技手段,完善档案管理的职能,促进档案管理的科学有效发展。

3大数据时代的档案管理路径

3.1改革档案数据收集方式。大数据技术在档案管理工作中的应用,改变了档案数据的收集方式。首先,档案管理要发挥出信息化系统的优势,拓展档案数据信息的类别,加大结构化、半结构化与非结构化档案数据信息的收集能力。现在主要发挥计算机的功能,提高了档案数据收集的效率。其次,逐步面向广阔的信息资源,不断加大对各种零散的、碎片式的档案数据信息的收集能力,建立起关系型的数据库结构,实现对各种电子邮件、图片、网页等的非结构数据信息的收集能力。现在数据手段方式的多样化,符合现代档案管理的需要。

3.2实现档案服务智能化。提高档案管理者的工作能力是实现档案服务智能化的关键因素。首先,改变传统档案管理的被动化服务模式,树立变被动为主动的服务思路,全面提高现有档案数据信息的利用效率与质量,充分发挥出现有档案数据信息的价值。其次,充分的利用大数据技术、云计算技术和智能化技术加强档案数据信息推送服务能力,适应当前用户对智慧性服务的现实需求,从用户的日常行为中对其数据需求信息进面分析,例如根据用户身份的分析探索有效数据挖掘方法,结合大数据技术为用户提供智能化的服务。

档案信息化管理的过程中存在一定的问题,必须根据实际问题提出有效的解决措施,为档案信息化管理的完善起到保障作用。档案信息化管理改变传统档案管理者的工作方式,需要提高档案管理者工作理念的更新,提高自己的业务水平,熟悉大数据技术的基本应用,有效提升档案管理的工作效率。

参考文献

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作者:代园园 单位:黑龙江生物科技职业学院

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